La gestione degli ordini implica attenzione e la capacità di giocare d’anticipo. Questo Sandra lo sa bene! Arrivata in ufficio ne verifica quotidianamente lo stato e procede ad avviare l’iter, se necessario. Il processo prevede il passaggio da un settore all’altro, tra il responsabile acquisti e i diversi fornitori. Approvazioni e richieste che si intrecciano, si accavallano e si perdono via mail. A queste deve far seguito la conferma e l’autenticazione attraverso la firma dei rispettivi incaricati.
Oggi Sandra, dopo aver constatato che c’è bisogno di effettuare un nuovo ordine, si precipita subito da Alex: la sua firma è necessaria per poter procedere. Alex, però, stamattina non è in ufficio. E non arriverà neanche più tardi. Alex, infatti, è a Parigi con i suoi figli, da tempo glielo aveva promesso. Sandra inizia a temere il peggio. Sa che a quell’ordine è collegata una serie di altre attività che non possono essere rinviate. Il processo aziendale non può rallentarsi, figuriamoci stopparsi.
E non succederà, perché Sandra trova il modo di raggiungere Alex a distanza: l’app GoSign. GoSign le dà la possibilità di digitalizzare l’intero processo. Può creare digitalmente una pratica, predisponendo l’ordine alla firma del responsabile acquisti e del fornitore. Una volta selezionati i documenti e i destinatari, Sandra può già posizionare i talloncini di firma e procedere all’invio. Eliminando barriere temporali e geografiche la richiesta di Sandra arriverà ad Alex. Questi, infatti, riceverà una notifica dell’ordine, direttamente sui suoi dispositivi mobili. Per approvare, Alex non dovrà fare altro che avviare l’app e con un click apporre la sua firma, che ha valore legale a tutti gli effetti. Potrà farlo anche mentre gusta un soffice croissant, in riva alla Senna.
Contratti via mail ai fornitori? Non serve più.
Perché continuiamo a usare la mail per i contratti con i fornitori? La possibilità di digitalizzare ed automatizzare completamente l’iter approvativo dei contratti, fornitori inclusi, oggi c’è ed è alla portata di qualsiasi organizzazione. Clicca sul pulsante per scaricare il white paper.
Il fornitore che si trova in Cina, dove Alex è stato di recente, potrà anche lui approvare la richiesta con un semplice click. Una mail contenente il documento e i piccoli e semplici step da seguire, gli dirà cosa fare. E a firma avvenuta, una mail lo informerà sull’esito dell’operazione.
Nonostante le reticenze e le difficoltà di un passaggio al digitale per i processi aziendali, bloccati dalla cultura di chi non è pronto a questo cambiamento e non ne vede il vantaggio, digitalizzare, firmare digitalmente, diventa oggi quanto mai necessario. L’indugio è legato al fatto di non avere contezza della semplicità che acquisirebbero operazioni come la gestione acquisti. L’ufficio acquisti riuscirebbe ad ottimizzare le attività e a dimezzare i tempi.
Ovviamente questo vale per tutti gli attori coinvolti nei processi contrattuali, per i quali un’applicazione come GoSign rappresenta dei vantaggi che si traducono in una prassi automatica e agevolata dalle transazioni digitali e dalla firma digitale, che può avvenire in mobilità.
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