A pochi giorni dalla conclusione di Smau 2018 rispolveriamo i ricordi, grazie anche al reminder di Google sulla nostra partecipazione a Smau sette anni fa, raccontandovi la storia di Libro Firma. Libro Firma è stata la prima App di Eco-Mind, che nel 2009 nasceva come startup di prodotto. All’epoca era un’App ideata per trasportare su digitale, su tablet, quello che era il Libro Firma cartaceo dei manager, consentendo l’apposizione di firme digitali al posto di firme su carta. La prima e l’unica App che consentisse di farlo, di firmare su un device in mobilità che, per la sua innovatività, fu riconosciuta e premiata a livello nazionale.
Nel 2011, infatti, Libro Firma vinceva il Mob App Awards di Smau, un’iniziativa promossa dagli Osservatori della School of Management del Politecnico di Milano con l’obiettivo di premiare le migliori App in ambito business e consumer basate sui dispositivi mobili di nuova generazione. Da allora tante cose sono cambiate, oggi Libro Firma è cresciuto sia in termini di LOC (Lines Of Codes, ovvero linee di codice) sia in termini funzionali, consentendo ad oggi la gestione di processi di firma per aziende, piccole e grandi, con segreterie multiple e organigrammi più complessi in cui è richiesta la firma, in serie e/o in parallelo, da parte di più manager.
Nel 2013, grazie a Libro Firma, WeBank vince il Premio ABI per l’innovazione nei servizi bancari, per la categoria ”La nuova banca: digitale e per processi”. In questo video le dichiarazioni di Daniela Pivato Direttore IT e Operations WeBank. Libro Firma è un prodotto che rispecchia la filosofia dell’azienda, racchiusa nel nome “Eco-Mind”, di realizzare prodotti per semplificare i processi aziendali, fornendo delle soluzioni eco-sostenibili ed eliminando, laddove possibile, la carta. Libro Firma nel tempo si è evoluta anche dal punto di vista della UI (User Interface) e UX (User Experience), mantenendo sempre quel punto di forza che caratterizza tutti i prodotti Eco-Mind, e cioè la semplicità di utilizzo anche per un management particolarmente esigente! Basta un tap sullo schermo e Libro Firma permette di firmare, in pochi istanti, faldoni di più documenti, mentre con i vecchi sistemi la segretaria, sommersa da copie di carta, era spesso costretta a rincorrere o attendere il manager, che si trovava poi ad apporre firme su una quantità innumerevole di documenti. Libro Firma evita questo iter inutile, snellisce e riduce quindi tempi e costi.
Uno dei vantaggi di Libro Firma è quello di consentire lo smart working e il digital workplace: la segretaria può mandare un documento alla firma del manager, il quale potrà firmarlo in mobilità, con un semplice tap, ovunque si trovi. Anche al mare o in montagna il manager potrà quindi firmare documenti che richiedono la sua tempestiva approvazione e i documenti firmati saranno notificati alla segretaria per continuare il loro flusso di approvazione e l’iter previsto in azienda.
La storia di Libro Firma continua. Nel 2015 l’App attira l’attenzione di InfoCert, leader del mercato italiano nei servizi di digitalizzazione e dematerializzazione, nonché una delle principali Certification Authority a livello europeo per i servizi di Posta Elettronica Certificata, Firma Digitale e Conservazione digitale dei documenti. Con un accordo industriale Infocert acquisisce Libro Firma che diventa una suite degli strumenti InfoCert, con il nome LegalCertBook. Il rebranding in GoSign è stata una rivisitazione dell’applicazione non soltanto in termini funzionali e grafici, ma anche a livello di target di mercato. Il prodotto è diventato di massa e si è aperto anche alle PMI e ad utenti privati. Utilizzato da grandi aziende come Fiat, Enel e BMW, GoSign consente di snellire i processi di firma, poiché permette anche ad un utente “stranger”, ovvero sprovvisto di un’utenza GoSign, di apporre una firma con un suo certificato personale, con una chiavetta o una smartcard. Si pensi ad uno dei casi d’uso più diffusi: l’invito alla firma di un’azienda ad un fornitore.
Oggi GoSign è un prodotto che ha oltre 300 mila loc (line of codes). Un’App B2B che compete con il colosso americano DocuSign, ma che rispetto a quest’ultimo è conforme a tutte le regolamentazione dei paesi ai quali si è deciso di estenderla e commercializzare. GoSign, infatti, ha a tutti gli effetti valore legale nei paesi che la utilizzano. Non solo, un altro vantaggio di GoSign è quello di integrarsi con programmi e sistemi informativi già esistenti. Casi reali di integrazioni si hanno con sistemi quali Saap, Sharepoint, Salesforce, metodologie che prevedono sia integrazioni tramite servizi web su strato soap o rest, sia integrazioni tramite un componente sviluppato da Eco-Mind, un SDK che mette a disposizione del sistema integrante tutta una serie di API con cui fare chiamate da e verso GoSign. Altre integrazioni sono state implementate con una serie di plugin sviluppati nell’ambito dei prodotti Microsoft, ad esempio la Suite Office 365, cui è stata data la possibilità di generare pratiche GoSign a partire dall’applicazione stessa. Ad esempio i documenti allegati ad una mail Outlook possono essere utilizzati per creare una pratica di firma su GoSign, sia come firma e invia che come invio alla firma di qualcun altro. Stessa cosa per l’integrazione con Salesforce, uno dei più noti e diffusi CRM. All’interno di Salesforce, grazie ad un plugin sviluppato da terze parti, è possibile strutturare allo stesso modo un processo di firma. Prelevando documenti e metadati della pratica direttamente dall’applicazione si può invitare alla firma su GoSign un utente Salesforce.
In cantiere ci sono nuove integrazioni e release per aprire GoSign al mercato internazionale, ma soprattutto per semplificare il lavoro e renderlo sostenibile in termini di costi e tutela ambientale.
Dunque, la storia continua…