Nel periodo di permanenza forzata a casa, lo smart working ha assunto significato anche per chi non si è mai sentito pronto a metterlo in pratica. Diventato un obbligo, il valore della sua applicazione è stato riconosciuto in due mesi più di quanto non sia accaduto nell’ultimo triennio. Tuttavia, molte delle aziende che già da tempo ne avevano colto l’importanza e deciso di inserirlo tra i benefit per i dipendenti, hanno dovuto ammettere che allo smart working manca qualcosa. Il contatto. Manca il contatto tra colleghi, il rapporto faccia a faccia.
Abbiamo dovuto ammetterlo anche noi.
Se da un lato lo smart working ha rivelato di che pasta sono fatti i componenti di un team, testato le soft skill principali, dalla leadership al time management, dall’altro ci ha avvicinato ad un ipotetico modello misto in cui le due modalità, smart e touch si alternano, perché le relazioni lavorative non si possono vivere solo dietro uno schermo. A proposito dello schermo, il laptop è stato compagno di quarantena inseparabile. Il nostro contatto col mondo e con la vita.
Per circa due mesi anche i meeting aziendali si sono spostati sul digitale. Ed è in questo periodo che ci siamo resi conto, ancora di più, di quanto gli strumenti per lo smart working possono risolvere problemi pratici di ogni giorno.
Meeting online con Meeting Book
Pensiamo alla gestione di un meeting di direzione, un CDA tra membri aziendali dislocati su più sedi e in Paesi diversi. Gestire un meeting a distanza non è semplice, documenti da consultare e condividere di cui discutere, commenti di cui tenere traccia. Lo screen sharing potrebbe essere una soluzione, sì, ma limitante. In caso di scarsa connessione, infatti, scambiare informazioni e condividere documenti con lo screensharing diventa difficile. Strumenti per lo smart working come Meeting Book, permettono, invece, di spostare sul digitale, in piena sicurezza, tutti i documenti di un meeting, dare ad ogni partecipante visione anche solo di una parte di essi, sincronizzando sui dispositivi dei partecipanti, iPad o tablet Android, tutti i documenti prima della riunione, in modo che durante il meeting lo scambio di dati sia minimo.
L’azienda riesce così a svolgere in modo efficace le riunioni, scongiurando interruzioni e lag dovuti a problemi di connessione. Con Meeting Book il relatore di turno può scegliere i documenti da discutere, condividendo in tempo reale appunti presi a mano libera sul tablet che tutti i partecipanti vedranno sul documento. Ogni azione, sia essa una nota, uno zoom su una parte importante, o un cambio pagina, viene automaticamente sincronizzata sui tablet dei partecipanti. Anche se si trovano dall’altro capo del mondo, con una tecnologia proprietaria che riduce al minimo l’occupazione di banda.
L’App consente inoltre di organizzare l’agenda del meeting e visualizzare i documenti associati ai punti all’ordine del giorno, così come fosse un eBook: si può navigare tra le pagine dei documenti e sfogliarle come in un libro, evidenziando e disegnando a mano libera oppure aggiungendo note testuali.
Un modo per velocizzare routine lente rendendo più efficiente il lavoro.
Smart working e il bisogno di sicurezza
La sicurezza rappresenta una delle principali preoccupazioni per le aziende. Più gli scambi avvengono online più aumenta il timore che i dati sensibili non siano al sicuro. Per quanto riguarda l’organizzazione e la condivisione di documenti relativi a CDA e meeting di direzione, il problema della riservatezza dei dati è cosa delicata.
Con Meeting Book, per garantire la sicurezza dei dati, è possibile limitare la visibilità dei documenti tra i partecipanti al meeting, impostare un passcode applicativo e PIN di sicurezza su specifici meeting o documenti sensibili. È possibile, inoltre, aggiungere un watermark sovraimpresso a tutte le pagine dei documenti, indicando data e nome dell’utente e aiutando così a rintracciare la fonte di eventuali copie diffuse e non autorizzate. Non ultimo, Meeting Book utilizza la crittografia dei dati (SHA 256) e usa un sistema proprietario per la decodifica in tempo reale delle singole pagine visualizzate: in questo modo, pur avendo accesso diretto al device, non è possibile accedere a copie in chiaro dei documenti sensibili.
Per noi il grande potenziale dello smart working è sempre stato quello di facilitare la gestione dei processi aziendali, semplificandoli. A differenza del WFH (Work From Home), lo smart working, quello vero, necessita di strumenti adeguati in grado di consentire di lavorare da casa, da un bar o in riva al mare, in qualsiasi momento. Lavoriamo smart quanto più sfruttiamo a nostro vantaggio la tecnologia, ottimizzando costi e tempo, anche in ufficio.
Lo smart working è un cambiamento culturale che deve per forza passare dalla praticità, dando al lavoratore strumenti intelligenti per essere operativo anche a distanza.
Scriveva qualche anno fa Fiorella Crespi, Direttore dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, “Perchè lo smart working abbia effetti di grande portata c’è la necessità di rendere i progetti più pervasivi nel superamento degli orari di lavoro, nel ripensamento degli spazi e nella creazione di sistemi di valutazione per obiettivi”.
Le aziende dovrebbero puntare di più sugli strumenti e sulle persone, sta tutto lì, ne va del futuro del nostro lavoro, smart o touch che sia.
